Суммированный учет рабочего времени

Не в каждой организации есть отдел кадров, сотрудники которого досконально разбираются в трудовом законодательстве. Поэтому и возникает путаница в понятиях режима рабочего времени и суммированного учета отработанных часов. На самом деле это сравнение теплого и мягкого.

Режим рабочего времени — это продолжительность рабочего дня, перерывов, количество дней, смен и другие правила трудового распорядка. То есть все то, что прописано в трудовом договоре. Суммирование — это система подсчета часов, которые сотрудник отработал за определенный период. Здесь есть только одна проблема: в законодательстве правила учета не прописаны.

Работодатели пользуются этим, чтобы не оплачивать переработки или работу в праздники по двойному тарифу. Не стоит принимать это как должное. Если начальник ущемляет ваши права — обращайтесь к юристу.

Определение режима рабочего времени приводится в ст. 100 Трудового кодекса (ТК РФ). В этой статье приводятся пункты, которые обязательно должны быть включены в трудовой договор. А обязанность учета отработанных часов закрепляется за работодателем в ст. 91 ТК ФР.

Как учитывается рабочее время?

В ст. 91 ТК РФ четко указано, что продолжительность рабочей недели не может быть более 40 часов. Но распределение времени по дням или сменам может быть разным. Так чем же отличается суммированный учет от других видов? Давайте сравним.

Поденный и понедельный учет

Множество российских граждан работают по стандартной «пятидневке» — 5 дней в неделю по 8 часов. В основном это офисная работа. Время строго фиксируется. Если в какой-то день сотрудник перерабатывает, он должен получить повышенную оплату за сверхурочные. Даже в том случае, если он компенсирует предыдущий недоработанный день.

Менее распространенный вариант — понедельный учет. Это значит, что работник сам может выбирать, сколько времени в день он будет посвящать работе — главное, чтобы в итоге получилось 40 часов. Это удобно, если компания сотрудничает с удаленными работниками, которым не нужно в обязательном порядке сидеть за компьютером с 9.00 до 18.00.

Суммированный учет

И вот мы добрались до самой интересной части. В каких же случаях вводится суммированный учет рабочего времени? Чтобы работодатель мог воспользоваться этой системой, сотрудники должны работать:

• вахтовыми методом;
• по гибкому графику;
• посменно;
• круглосуточно.

Вахтовый метод предполагает выезд работников в другой город для исполнения своих должностных обязанностей. Учетный период устанавливается на то время, пока действует договор. Обычно это месяц, квартал, реже — год. Особенность заключается в том, что в этот период входят не только рабочие и выходные дни. В него включается также время в пути до места работы и выходные между вахтами, хотя они и не оплачиваются.

Гибкий график — это единственный вариант, который не обязывает работодателя прописывать в договоре продолжительность рабочего времени. Он должен установить количество часов (не обязательно 40), которое работник обязан отработать за учетный период — неделю или месяц. Но продолжительность рабочих дней, а также их чередование с выходными регламентируется правилами трудового распорядка.

Сменная работа обычно ведется на предприятиях с особыми производственными нуждами. Например, когда процесс производства товара превышает по срокам длительность рабочего дня. Или если нельзя допустить простоя оборудования.

Суть посменной работы заключается в том, что работники сменяют друг друга через определенное время. Законодательство запрещает работу в две смены подряд. И чтобы у работодателей не было соблазна заставлять работников перерабатывать, они обязаны использовать суммированный учет рабочего времени.

Круглосуточно работают те специалисты, которые должны дежурить без перерыва: врачи, спасатели, охрана, полиция. Но, конечно, не только они. Персонал ресторанов, ночных клубов, магазинов, аптек, отелей, call-центров также нередко работает круглые сутки. Здесь суммированный учет вводится потому, что сотрудники часто перерабатывают, работают в праздники.

В отдельные дни, недели и месяцы они могут работать сверхурочно, в другие — не дорабатывать. Но общее количество отработанных часов должно соответствовать тому, которое установлено в графике. График доводится до сведения сотрудников нем менее, чем за месяц до начала его действия.

Как установить суммированный учет рабочего времени на предприятии?

Как вы уже поняли, суммированный учет рабочего времени вводят, когда невозможно установить ежедневную норму отработанных часов. В какие-то дни сотрудники перерабатывают, в какие-то — не дорабатывают. Но в совокупности получается норма, установленная на отчетный период. Стандартно она составляет 40 часов в неделю, но работодатель может установить более низкую.

Утверждая систему суммированного учета в организации, руководитель должен опираться на ст. 104 ТК РФ. В ней сказано, что норма выработки для разных категорий работников отличается. Соответственно, и отчетные периоды будут разными. Например, если это вредная, опасная или сезонная работа, учетный период устанавливается от 3 месяцев до 1 года, но не больше.

Норма часов, которую должен отработать сотрудник, зависит от формы трудоустройства. К примеру, вы берете студентов на неполный рабочий день (неделю). Тогда, согласно правилам суммирования рабочего времени, норма для них будет меньше, чем для работающих на полную ставку.

Что касается количества часов, закон не запрещает сокращать их. Но тогда возникнет необходимость создать свой производственный календарь, чтобы рассчитать месячную норму. Ничего трудного здесь нет. Поделите установленную вами норму на 5 дней, затем умножьте на количество рабочих дней в выбранном месяце по «пятидневке». Из получившейся суммы вычтите часы, которые приходятся на сокращенные перед праздниками дни.

Допустим, мы составляем график на декабрь 2019 года. Для сотрудников, работающих полный день, установлена недельная норма 36 часов. Количество рабочих дней — 22. Предпраздничный день только один — 31 декабря, он сокращен на 1 час. Расчет будет выглядеть так:

36:5*22−1=157,4=157 часов 40 минут — столько ваши сотрудники должны отработать в декабре. С учетом этой цифры вы и будете распределять их по дням и сменам.

Итак, чтобы перейти на систему суммирования рабочего времени, вам нужно установить отчетный период, норму часов (исходя из особенностей работы) и составить график. Но есть еще два важных пункта: необходимо определить, как вы будете рассчитываться с работниками за переработки и за выходы в праздничные дни.

Как оплачиваются сверхурочные, выход в праздники и выходные?

В законодательстве не прописано, как именно работодатели должны оплачивать переработки. И часто они этим залоупотребляют. Однако есть негласные правила, которыми пользуются во многих организациях.

Работа сверх нормы свойственна некоторым профессиям. Например, водители такси или курьеры, доставляющие пиццу, часто работают по 12–14 часов подряд. Бывает, что работодатели компенсируют переработки дополнительными выходными. Но чаще они просто оплачиваются по другому тарифу.

В ст. 152 ТК РФ есть указание на то, что, первые два часа сверхурочного рабочего времени стоят в 1,5 раза дороже, все последующие — в 2 раза. Некоторые руководители пытаются распределить первые два часа по разным сменам, чтобы не платить двойной тариф. Но если работник обратится в суд, он выиграет процесс.

Сверхурочные считают таким образом. Например, водитель такси получает 100 рублей в час. В мае 2019 года он отработал 150 часов, из которых 7 — переработка. Компания уважает ТК РФ, поэтому оплачивает сверхурочные в соответствии с законом. Результат получится следующим:

(150−7)*100=14 300

Первые два часа переработки: 2*100*1,5=300

Последующие часы: (7−2)*100*2=1 000

Теперь осталось только суммировать эти числа, и мы получим: 14 300+300+1 000=15 600 рублей.

Если следовать закону, все довольно просто. Но учтите, что ТК РФ не допускает более 4 часов переработок в двух сменах, идущих подряд.

Суть системы суммированного рабочего времени такова, что избежать работы в выходные и праздники не получится. Но здесь мы не будем на этом останавливаться. Если вас интересует этот вопрос, прочтите отдельную статью о том, как оформляется работа сотрудников в выходные и праздничные дни.

Частые вопросы по ведению суммированного учета

Отдельные пункты, которые касаются ведения суммированного учета рабочего времени, закреплены в законодательстве. Но вопросов возникает гораздо больше, чем разъяснено в законе. Поэтому на небольших примерах мы проиллюстрируем, что может предпринять работодатель в том или ином случае.

Какой учетный период установить при графике «1/3»

Старшая медсестра дежурит на посту в режиме «сутки через трое». Норма — 40 часов в неделю. Стоит ли в качестве учетного периода устанавливать месяц?

В этом случае лучше установить год, потому что иначе не обойтись без сверхурочных. Например, в сентябре сотрудница должна отработать 8 смен по 24 часа. Если их суммировать, получится 192 часа. Но по производственному календарю норма времени при 40-часовой рабочей неделе — 168 часов. Получается 24 часа переработки. В октябре тоже 8 смен по 24 часа, а норма — 184. Получается еще 8 часов переработки.

Как видите, добиться соответствия норме в месяц невозможно. Но если планировать график на год, можно распределить смены и дополнительные выходные так, чтобы не было сверхурочных.

Какой учетный период устанавливать для водителей?

В организации, которая занимается грузоперевозками по городу, для водителей установили суммированный учет рабочего времени с периодом 1 месяц. Можно ли его продлить?

Учетный период для водителей зафиксирован в законодательстве. Он не может превышать 1 месяца. Причем рабочий день водителя длится строго 10 часов. Если вдруг случается форс-мажор, и приходится работать сверхурочно, компания должна компенсировать эти часы недоработкой в другие дни.

Из этого правила есть только два исключения. Для водителей-дальнобойщиков, перевозящих грузы из страны в страну, допустимо устанавливать 12-часовой рабочий день. Для водителей, которые обслуживают сезонные работы, учетный период можно увеличить до 6 месяцев.

Как считать ночные часы?

Ресторан открыт с 12.00 до 24.00. Персонал работает посменно «1/2», два часа работы приходятся на ночное время. Можно ли их суммировать с остальными рабочими часами?

Ночные часы (с 22.00 до 6.00) прибавляются к дневным, но оплачиваются они по более высокому тарифу. В среднем, на 20% больше, чем днем. Этот минимум закреплен в ТК РФ. Важно отметить, что вопрос относится не только к суммированию, но и к любой другой системе учета рабочего времени. И не забывайте, что к работе в ночное время нельзя привлекать беременных женщин, матерей с детьми до 3 лет и несовершеннолетних.

Нужно ли включать в график сверхурочные?

Продавцы-консультанты в магазине одежды работают посменно «2/2» с 10.00 до 22.00. Норма в неделю — 40 часов, учетный период — 1 год. При составлении графика количество отработанного времени намного превышает допустимое, по производственному календарю, значение. В чем ошибка?

Скорее всего, менеджер магазина включил в график сверхурочные. Если продавцы работают больше 40 часов в неделю, то и результат за год не совпадет с нормой. Но это нарушение трудового законодательства. Привлекать сотрудников к сверхурочной работе можно только с их согласия. Если они такого согласия не давали, владельцу магазина грозит штраф в соответствии с ч. 1, ст. 5.27 КоАП РФ (Кодекс об административных правонарушениях).

Проблему можно решить, если вы возьмете в штат дополнительных сотрудников. Тогда рабочее время распределится равномерно.

Должен ли сотрудник отрабатывать больничный?

Возьмем медсестру из первого примера. Допустим, в сентябре 2019 года она была на больничном и вместо 8 круглосуточных смен отработала только 4, то есть только 96 часов из положенных по норме 168. Должна ли она отработать это время?

По закону больничные исключаются из рабочего времени. То есть нужно просто уменьшить норму сотрудника на количество неотработанных часов. В данном случае — на 96. Если же вы захотите как работодатель потребуете отработать это время, такая работа будет считаться сверхурочной. А она оплачивается по повышенному тарифу. Лучше уменьшить норму и заплатить только за фактически отработанное время.

Как установить норму для новичка?

В офисе крупной компании установлен привычный для всех график «5/2» с 9.00 до 18.00. Соответственно, норма — 40 часов в неделю. В качестве учетного периода выбран квартал. С 1 ноября 2019 года в офис приходит новый секретарь. Она работает не с начала квартала, как установить норму часов для нее?

Здесь все просто. Количество часов устанавливается на тот период, который она отработает до конца квартала. Если для остальных сотрудников квартальная норма — 519 часов (согласно производственному календарю), то для новенькой — 335.

Как рассчитать сверхурочные или недоработку при увольнении?

В пиццерии летом работают курьерами студенты. В качестве учетного периода выбран квартал. В конце августа сотрудники увольняются отработав 2–2,5 месяца. Многие все лето работали сверхурочно. Нужно ли оплачивать им переработки?

Сверхурочные выплачиваются в любом случае. Если студент был принят на работу с начала июня, нужно считать переработки по всем сменам до даты увольнения. Если же у курьера были недоработки (например, мало заказов), то работодатель оплачивает только фактически отработанные часы.

Источники:

Понятие рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени

Оплата сверхурочной работы

Оплата труда в выходные