Как вести табель учета рабочего времени?

Фиксация времени, отработанного каждым сотрудником — это прямая обязанность работодателя. Способов учесть рабочее время довольно много, но наиболее распространена табельная форма.

Табель учета рабочего времени одинаково полезен как для работодателя, так и для работника. Руководитель видит движения и отклонения по каждому сотруднику, служащий может доказать наличие переработки или опровергнуть ошибочно отмеченный прогул.

Если у работника возникли неразрешимые разногласия с работодателем, то стоит воспользоваться профессиональной юридической помощью. Юрист поднимет табель учета рабочего времени и на основании отчетных данных взыщет с организации положенные выплаты.

Если же работодатель откажется выдавать на руки сотруднику бланк табеля, то юридический консультант напомнит руководителю про нормативы Налогового кодекса РФ, согласно которым, документация трудового учета должна быть предоставлена в распоряжение сотрудника по его требованию.

Как фиксируется рабочее время

Порядок работы на предприятии всегда строго регламентирован. Законодательство определяет конкретные нормативы обязательной отработки, причем для разных категорий работников такие показатели различаются (ст. 91 ТК РФ).

Общие нормы — это восьмичасовой рабочий день и неделя, состоящая из сорока трудовых часов. Меньше работать можно, больше — нельзя (это прямое нарушение закона). Все, кто должны трудиться меньше общепринятых показателей, прекрасно знают о положенном им нормировании, поэтому подробно расписывать трудовые отклонения мы не будем.

А вот о табеле рабочего времени поговорим подробно. Конечно, каждый служащий хотя бы раз слышал про обязательную регистрацию временных рабочих нормативов. Но, если копнуть глубже, вряд ли кто-то из работников даст подробное определение этого документа трудового учета.

А зря, ведь этот регистр разработан не только с целью фиксации отработанных периодов, но и для отражения фактических отклонений (которые вносятся в документ в полном соответствии с приказами).

Если в расчетном листе служащий обнаружит лишний день отпуска или же неявку (отсутствие на работе по невыясненной причине), он имеет полное право затребовать табель, сверить его с трудовыми распоряжениями и пересчитать заработную плату в случае ошибок работодателя.

Итак, табель учета рабочего времени — это регистр, в котором отражаются фактические данные о трудовых движениях каждого работника организации за конкретный отчетный период — один месяц. Трудовой распорядок и внутриорганизационная дисциплина формируют правила посещения и нахождения на рабочем месте в каждом конкретном учреждении.

Кадровая служба ведет приказную деятельность и отмечает фактические отклонения по работникам — отпускные периоды, больничные, неявки по уважительной или неуважительной причине, командировки, учебу. Табель рабочего времени применяется для аккумулирования данных по всем сотрудникам.

Учет рабочего времени должен вестись на предприятии в любом случае, однако не обязательно использовать для этого табель. Формат фиксации трудового распорядка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно, руководствуясь отраслевыми и организационными потребностями. Ранее существовали обязательные единые (унифицированные) формы табеля — Т-12 и Т-13. Сейчас их применение не является обязательным, однако практически все работодатели производят регистрацию отработанного времени именно по этим бланкам.

Ведет табель кадровик или бухгалтер. Если организация многочисленная, то в штате выделяется отдельная должностная единица табельщика. В случае с выбором ответственного лица по ведению табеля есть один важный нюанс — эта обязанность должна быть возложена на сотрудника официально.

Исключение — непосредственно сам табельщик, чьей основной трудовой обязанностью является формирование первичного учетного документа. Для всех остальных сотрудников необходимо составить специальный приказ и включить новую функцию в трудовой договор.

Табель — это первичный документ кадрового учета. Он должен составляться ежемесячно, вестись по всем установленным правилам и храниться в учреждении минимум пять лет. Вот для чего используется табель рабочего времени:

• для фиксации временных рамок, нормативов, явок и неявок каждого сотрудника;
• для дисциплинарного контроля персонала (для выявления опозданий, задержек после обеда);
• для исчисления заработной платы;
• для подачи отчетов по сотрудникам — персонифицированный учет, бланки статистики;
• для контроля за соблюдением законодательных трудовых нормативов.

Если табельный бланк составляет табельщик или кадровик, то после формирования они должны передать его в бухгалтерию. На основе систематизированных персональных данных бухгалтер рассчитывает зарплату, учитывая все отклонения по каждому сотруднику. Учетный регистр прописывает руководитель, ответственный исполнитель и проверяющий бухгалтер.

Каков порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель можно вести вручную или электронно, по унифицированной или самостоятельно разработанной форме — не имеет значения, каким образом будет фиксироваться рабочее время, главное, делать это ежемесячно. Обычно работодатели выбирают между двумя унифицированными бланками: Т-12 и Т-13. Они отличаются лишь форматом регистрации выходов/невыходов работников. Их применяют так:

1. Т-12. Это табель, который составляется вручную на бумажном типографском или распечатанном бланке. Ответственный исполнитель ежемесячно собирает персональные данные по всем служащим у руководителей организации или начальников структурных подразделений (если предприятие многочисленное и состоит из множества отделов). Затем все приказы, заявления и больничные листы анализируются, а сведения по ним отражаются в табельном бланке.
2. Т-13. Это табель для тех организаций, где рабочее время фиксируется в электронной форме — на входе установлена контрольно-пропускная система (рамка, турникет или иной считыватель карт). Сведения о явках/неявках, опозданиях и прочих отклонениях регистрируются в специальной программе, подключенной к автоматизированной КПП. В итоге табельный документ формируется автоматически — на основании системных данных.

Сейчас все компании стремятся к полной учетной автоматизации, поэтому практически каждый работодатель выбирает электронный формат регистрации рабочего времени — то есть табель по форме Т-13. Причем на использование бланка не влияет наличие электронной контрольной системы.

Организации могут базировать свои формы на основании унифицированных бланков. Более того, официальные Т-бланки также можно дорабатывать — добавлять новые графы или столбцы. А вот убирать установленные ячейки нельзя. Общепринятыми являются и обозначения отклонений. Вот основные сокращения:

• Я — присутствие на работе (явка);
• Б — отсутствие по болезни (больничный);
• Т — болезнь без предоставления больничного листа;
• ОТ — ежегодный оплачиваемый отпуск служащего;
• К — командировки;
• У — учебные курсы или отпуск для прохождения обучения;
• ПК — посещение курсов повышения квалификации;
• Н — работа в ночное время;
• РВ — выход на рабочее место в выходные дни;
• С — сверхурочная работа (не разовая переработка, а постоянный труд сверхурочно по согласованию с работником);
• В — выходные дни.

Регистрация данных в табеле производится двумя способами. Первый вариант (самый распространенный) — это ежедневная фиксация сведений по каждому работнику. Такой метод называется сплошным. При выходе проставляется явка (Я) и количество отработанных часов по нормативу (в основном, 8). В случае невыхода проставляется причина отсутствия на работе.

В конце месяца количество отработанных дней (и часов) суммируется, и по сотруднику подводится общий итог за отчетный период. На основании этих данных и считается заработная плата.

Другой вариант немного проще. В учетный регистр вписываются все работники единым списком в алфавитном порядке. По каждому сотруднику вносятся только отклонения — отсутствие на работе по уважительной или неуважительной причине. Данные по пропускам также суммируются, после чего и определяется зарплата.

Если сотрудник прогулял не целый день, а лишь несколько часов, то данные вносятся через дробь: ПР (прогул без уважительной причины) или НН(пропуск по неизвестной причине) / Я (явка). Ниже (также через дробь) указываются фактически пропущенные и отработанные часы.

Как заполнять регистр — ежедневно или по итогам месяца — решает только исполнитель, руководствуясь исключительно степенью собственного удобства. Но табель должен быть составлен корректно, подписан должностными лицами и вовремя представлен бухгалтеру для расчета зарплаты.

Источники:

О рабочем времени

О табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и порядке его ведения

О табеле учета рабочего времени по форме Т-13 и порядке его ведения