Инструкция по составлению графика отпусков

Если график отпусков составлен грамотно, то:

• на предприятии или в учреждении сохраняется непрерывность трудового процесса;
• все сотрудники реализуют законное право ежегодно получать положенный отпуск.

Ошибки в составлении графика отпусков (далее ГО) приводят к возникновению производственных неувязок и конфликтов работников и между собой, и с администрацией. Неравномерность распределения может вызвать сбои в работе, материальный и репутационный ущерб для бизнеса.

Составление графика отпусков в 2019 году с соблюдением всех юридических и экономических правил и требований – гарантия того, что фирма или работодатель смогут избежать штрафа за ненадлежащую работу с кадрами. Далее мы не только объясним, как это сделать, но и предоставим форму графиков отпусков на бланке, а также образец составления документа.

Чем грозят ошибки в составлении графика отпусков

Главной нормой, регламентирующей ГО является статья №123 ТК РФ. Первый нюанс — в ней не указано, начиная с какого количества сотрудников требуется составление графика. Очевидно, для ИП, работающего без помощников, такой документ не нужен. Но уже начиная с 2 человек в организации график не помешает, если вы не хотите претензий от проверяющих инстанций.

Несвоевременное составление ГО карается штрафами, суммы которых определены статьей №5.27 КоАП:

• первый раз для руководителя 1 000-5 000 руб, для фирмы 30 000-50 000 руб;
• при повторных нарушениях директора могут оштрафовать на 10 000-20 000 руб. и лишить права занимать руководящую должность на срок от 1 до 3 лет, а с юридического лица взыскать 50 000-70 000 руб.

Как составляется график

При наличии специалиста по кадрам обязанность своевременно подготовить этот документ лежит на нем. Если такая должность не предусмотрена, значит ГО должен составить руководитель или его заместитель.

Для оформления используют единую унифицированную форму Т-7. Бланк вы можете скачать здесь. Раньше форма графика отпусков была обязательной, сейчас допустима разработка собственного документа — более удобного для организации и но и Т-7 никто не отменял. Поэтому, если вы не имеете желания самостоятельно разрабатывать документ с учетом корпоративного стиля или привычного формата, вы можете воспользоваться старым вариантом бланка.

В ГО должна присутствовать следующая информация по всем работникам :

• ФИО;
• в каком подразделении трудится и какую должность занимает;
• табельный номер;
• дата начала отпуска по плану и факту, его продолжительность;
• причины корректировки сроков отпуска — если даты сдвигаются;
• графа ознакомления сотрудников — здесь проставляются подписи все членов коллектива.

Когда составляют график отпусков

Согласно той же ст. №123 ТК, ГО нужно составить, согласовать с сотрудниками, с профсоюзным комитетом (это обязательно) и утвердить у руководителя не позднее чем в двухнедельный срок до наступления нового календарного года — то есть, в первые две недели декабря текущего года.

Стоит учесть, что для утверждения ГО профкому дается до 5 дней, согласно статье ТК №372. Поэтому, чтобы уложиться в срок, этот вопрос логичнее начать решать в первых числах декабря.

В статьях ТК №123 и №22 прописано, что когда ГО утвержден, с ним необходимо ознакомить всех сотрудников под роспись. Стоит сказать, что можно использовать одну из граф в ГО для отметки об ознакомлении или завести отдельную ведомость — оба варианта правильные.

Срок хранения ГО — год после завершения его действия, то есть график 2018 года можно уничтожить в 2020.

Сотрудник, который уходит в отпуск должен быть поставлен об этом известность даже, если был ознакомлен с графиком, не позже, чем за 14 суток до первого дня отпуска.

Недопустимо одновременно использовать больше одного отпуска с разным основанием. Такое уточнение определено пунктом 20 опр. ВС №1, 29.01.2014. Например, в общий график нельзя включать данные о других отпусках — при неполном трудовом дне или по уходу за детьми. Не должен совпадать очередной отдых и с предоставляемыми при заочном обучении днями на сессию.

Соблюдение прав детей и особых категорий

В нормально работающем коллективе всегда учитываются пожелания сотрудников относительно отпускного времени. При производственной необходимости принимается компромиссное решение. Но есть обстоятельства, игнорирование которых считается нарушением ТК и карается административно. К ним, прежде всего, относятся различные семейные ситуации, когда сотрудник может выбрать подходящие для него сроки отпуска. Это допустимо, если:

• ст. №262.1 ТК — сотрудник воспитывает ребенка-инвалида, которому еще не исполнилось 18;
• ст. №123 ТК — жена работника в отпуске поводу беременности, родов.
• ст. №322 ТК — несовершеннолетний ребенок или подопечный отпускника должен поступать в колледж, ВУЗ, и его нужно сопроводить к месту предполагаемой учебы.

Если сам работник еще не достиг 18-ти лет, при оформлении ГО нужно учесть его мнение о датах отдыха, согласно статье ТК №267.

К группам сотрудников, имеющих приоритет по выбору времени отпуска на свое усмотрение, также относятся:

• награжденные орденами Славы, носители звания Герой России;
• обладатели звания Герой Труда РФ, Герой Соцтруда, награжденные комплектом орденов Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• ликвидаторы катастроф на Чернобыльской АЭС и в Семипалатинске;
• силовики, не получившие положенный по графику отпуск в установленный срок.

Еще один нюанс — вновь принятые сотрудники. Если они появятся в первой половине года, то их надо учесть в графике. Так как уже через 6 месяцев работы у сотрудника появляется право отпуска (статья ТК №122).

У кадровика есть два варианта действий:

• сделать приложение к основному графику с информацией о сроках отпуска для новых сотрудников;
• оформить отпуск отдельным приказом руководства на основании заявления сотрудника.

Подготовка листа ознакомления

В типовой форме нет графы для подписи работников, подтверждающей ознакомление. Ее можно включить при подготовке собственного стандарта ГО. Только такой измененный стандарт требуется узаконить приказом руководства и утвердить профкомом.

Если используется форма ГО Т-7, то можно разработать отдельную форму для ознакомительного листа. В нее обычно включают такие графы:

• порядковый номер, совпадающий в листе и графике отпусков;
• ФИО;
• число начала периода отдыха;
• подпись.

Как издать приказ об утверждении графика отпусков

Утверждение ГО допустимо двумя способами:

• визирование в верхней части документа;
• составление отдельного приказа.

На ГО сверху должна быть «шапка», где указана должность руководящего лица. Руководитель ставит свою подпись, в скобках ее расшифровывает, ставит дату, когда утвержден график.

Параллельно с приказом, утверждающим ГО, могут издаваться и приказы:

• для кадровика – о проведении ознакомления с ГО;
• для бухгалтера – о выплате отпускных.