Электронные трудовые книжки полностью заменят бумажные

Внедрение цифровых технологий в трудовых отношениях и, в частности, введение электронных трудовых книжек — одна из задач национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Ее начали реализовывать с октября 2018 года и закончат к концу 2024 года.

В рамках этого проекта в России появится общая информационная база, в которой будут храниться данные о всей трудовой деятельности граждан страны. Первую информацию в режиме онлайн компании начнут передавать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) с 1 января 2010 года.

Как будет проходить внедрение

Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.

Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.

На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.

Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.

Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:

• трудовые книжки;
• договоры.

За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.

Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.

При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.

Чем будет отличаться электронная трудовая книжка от бумажной?

В физическом виде трудовой книжки вообще не будет, даже пластиковой карточки. Вся информация о рабочей деятельности будет храниться в цифровом виде у работодателя и в Пенсионном фонде РФ. При этом, по желанию работника, новые сведения все же могут предоставлять ему в бумажном виде и вписывать в книжку.

Еще одно отличие — в электронную версию не будут вносить информацию об образовании работника и его поощрениях. Храниться бумажный носитель после 2020 года предположительно будет у сотрудника.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Пожалуй, самый весомый плюс перехода на цифровые носители заключается в том, что в случае утери бумажного документа работник сможет легко и быстро восстановить свои данные. С появлением электронных трудовых сформируется база, где будет храниться вся информация о стаже человека. В случае потери или порчи документа, восстановить информацию будет легко и просто.

Ведь, если у работника нет нотариально заверенной копии трудовой, собирать информацию о стаже в некоторых случаях будет достаточно проблематично — например, если предприятие, на котором человек работал 15 лет назад за эти годы ликвидировано. Для того, чтобы получить подтверждение о стаже придется потратить время на поиски в архивах. При этом от информации о том, где человек работал, сколько лет и на каком именно производстве зависит размер его пенсионных выплат.

Еще один положительный момент для тех, кто переживает о сохранности своей пенсии — после цифровизации трудовых книжек, сведения об отчислениях работодателя в ПФР будут формироваться автоматически. Это значит, что вычислить работодателей, которые не платят налоги за своих сотрудников будет гораздо проще. Сейчас это можно сделать только в процессе специальной проверки. При этом проводится она, как правило, только в случае, если бдительный работник решит проявить инициативу и узнать, какая пенсия ему положена.

Плюсы есть и для организаций. Российские работодатели при переходе на электронные трудовые, по оценкам аналитиков, смогут сэкономить около 50 миллиардов рублей в год, и это без учета кадрового документооборота.

«Ложка дегтя» в том, что первичные затраты вырастут из-за необходимости покупки специального программного обеспечения, так как осуществляться экспериментальный проект будет за счет работодателей.

Среди дополнительных преимуществ можно перечислить следующие:

• работники смогут сэкономить время при устройстве на новую работу — трудовую не нужно будет ни забирать, ни приносить;
• упростится процедура получения сведений из трудовой книжки граждан — их смогут увидеть в визовых консульствах, органах социальной защиты и банках.

К минусам можно риски утечку данных или их потерю в случае сбоя, либо хакерской атаки. При этом, одна из задач национальной программы, в рамках которой и будет происходить замена бумажных трудовых на электронные — создание устойчивой и безопасной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому, хочется верить, что риски взлома и кражи информации все же невелики.