Закон об электронных трудовых книжках с 2020 года

С января 2020 года страна переходит на электронные трудовые книжки. Главные законопроекты — о поправках в Трудовой кодекс (ТК) и в федеральный закон (ФЗ) о персучете — прошли все три чтения в Госдуме. Готовятся и изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП).

Для тех, у кого трудовая книжка уже есть, переход на электронный ее вариант будет добровольным. У начавших работать с 2021 года выбора уже не будет: им бумажные книжки заводить не станут.

Электронная трудовая книжка должна содержать те же сведения, что и обычная сейчас. Работник сможет проверить их в любой момент через работодателя, МФЦ, сайт Пенсионного фонда (ПФР) или портал «Госуслуги». Если обнаружите, что данные внесены не те, обратитесь к работодателю. В случае конфликта не лишней может оказаться консультация специалиста по трудовым спорам.

Новая статья в Трудовом кодексе

В Трудовой кодекс добавляется новая статья 66.1, описывающая, когда и как вносить информацию в электронную книжку, передавать ее работникам и в Пенсионный фонд (ПФР). Именно он, а не Минтруд, как можно было бы предположить, будет собирать все данные о работе россиян. ПФР стал таким оператором, потому что у него уже есть опыт надежного хранения сведений.

В ПФР разработаны формы, в виде которых данные должны поступать в фонд и предоставляться из инфосистемы гражданам. Теперь при увольнении работодатель обязан выдать работнику распечатанные и заверенные сведения из его электронной трудовой книжки, правда, только по своему предприятию.

Их можно будет предъявить при новом трудоустройстве. Информацию можно получить в своем кабинете на сайте ПФР, на Госуслугах либо в МФЦ, что особенно удобно, если работа была дистанционной.

Помимо этого, и во время работы сотрудник всегда может проверить онлайн правильность заполнения трудовой книжки, проконтролировать свои кадровые назначения и т.д. Но в инфосистеме будут только свежие сведения (с 2020 года) — полностью оцифровывать бумажные книжки пока не планируют.

Как завести электронную трудовую?

Тем, кто начнет трудовую деятельность только в 2021 году, автоматически создадут электронные книжки на первом рабочем месте. Покупать бумажную им не придется — для них она не предусмотрена.

Тех, у кого бумажная книжка уже есть, работодатель должен до начала июля 2020-го предупредить об изменении в законах. До конца декабря сотруднику нужно выбрать, какой он хочет видеть в дальнейшем свою трудовую — исключительно электронной или еще и бумажной.

Для этого пишется заявление: либо о полном переходе «на цифру», либо о сохранении и старой версии. Информация о выборе тоже будет передана в ПФР. Если работник не напишет ничего, бумажный вариант ему обязаны оставить. Как и тем, кто в декрете, болеет или временно не трудоустроен.

Завести электронную трудовую вместо обычной книжки можно будет в любое время, а вот обратный переход по закону невозможен. То есть если вы написали отказ от бумажной версии, вам ее больше не заведут ни на этой работе, ни на следующей. Зато если вы попросили сохранить привычную книжку, вести ее до конца вашей трудовой деятельности параллельно с электронной обязаны все наниматели, сколько бы их ни было.

Отказавшемуся от бумажной книжки ее выдают на руки, и больше кадровик или бухгалтер за нее не отвечает. Трудовые пожелавших сохранить старый вариант ведутся на бумаге, как и раньше. Электронные версии заполняются на всех.

Новый персонифицированный учет

Изменения в ФЗ № 27 о персонифицированном учете касаются в основном сроков передачи информации в ПФР и самого состава личных данных работника:

• СНИЛС;
• ФИО;
• сведения о трудодеятельности (даты приема, перевода, должность, номера приказов и пр.).

Электронные данные из трудовых книжек должны вноситься в специальные формы (их можно посмотреть на сайте ПФР, ссылка есть в конце этой статьи). СЗВ предназначена для отчета в фонд, СЗИ выдается работнику.

В 2020 году информация (и про заявление о выборе варианта трудовой книжки тоже) подается до 15-го числа, идущего после месяца, за который отчитываются. Но не по всему персоналу, а лишь о тех людях, кто:

• принят на работу;
• поменял должность;
• подал заявление о выборе варианта книжки;
• уволился.

Когда о каждом конкретном сотруднике впервые подается отчет, к нему прилагаются все данные о работе человека в этой компании. Заносить скопом данные обо всем персонале к 15 февраля 2020 года в базу не нужно. Если перечисленных выше событий в трудовой жизни сотрудника не будет, первичные данные о нем могут попасть в ПФР максимум до 15 февраля 2021-го.

С 2021 года до 15-го числа отчитаться законом положено только в двух случаях: при смене сотрудником должности или написании им заявления о выборе варианта трудовой книжки. А сведения о тех, кого наняли или уволили, должны поступать в Пенсионный фонд уже на следующий день (определяется по дате в приказе).

Предприятиям со штатом от 25 человек всю информацию для трудовой книжки надо подавать только в электронном виде. Компаниям с меньшей численностью персонала пока оставлена возможность сделать отчет на бумаге. Схитрить, притворившись «маленьким» для экономии на оборудовании, теперь уже не удастся — у ПФР есть свои механизмы контроля по другой отчетности. Но фонд уверяет, что будет разработан бесплатный сервис для подачи отчетов, и им смогут пользоваться не подключенные к электронному документообороту работодатели.

Так что у всех компаний будет возможность правильно и в отведенные сроки передать сведения в базу ПФР. Сотрудники же и больших, и маленьких организаций могут быть уверенными, что данные об их стаже передадут правильно и вовремя. Если выберете только электронный вариант книжки, бережно храните выданную на руки бумажную трудовую. Она может помочь подтвердить предыдущий стаж при расчете будущей пенсии.

Источник:

Пенсионный фонд о нововведениях в связи с электронными трудовыми книжками