Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Деятельность любой организации всегда сопровождается подготовкой и использованием в работе огромного количества документации: приказов, договоров, инструкций, бухгалтерских документов и т.д. При этом в задачи ответственных лиц входит не только их правильное оформление, но и надлежащее хранение, а после истечения срока хранения — уничтожение. Рассказываем, как правильно уничтожить документацию, срок хранения которой уже закончился.

Также для получения более подробной информации по всем вопросам организации работы компании вы всегда можете обратиться к профессиональному юристу. Наличие правовой поддержки (в том числе и на постоянной основе) — это гарантия того, что ваша деятельность будет протекать в рамках закона, а риск возникновения каких-либо проблем станет минимальным.

Порядок уничтожения документов

Даже если раньше вы не сталкивались с уничтожением документов, совершенно очевидно, что просто так взять и отправить документацию в мусорную корзину нельзя. К тому, чтобы избавиться от документов с истекшим сроком хранения нужно тщательно подготовиться. Для этого необходимо:

• убедиться, что у документа действительно истек срок хранения;
• провести экспертизу ценности документации (с привлечением экспертной комиссии);
• составить акт на уничтожение документации.

Только после того как акт будет утвержден руководителем, можно приступать непосредственно к процессу уничтожения документов. Завершается процесс уничтожения подготовкой еще одного акта: он должен подтвердить, что документы действительно были уничтожены.

Важно! В законодательстве не закреплена подробная процедура уничтожения документации с истекшим сроком хранения. Поэтому в задачи каждой организации входит разработка собственных правил, по которым будут уничтожаться документы.

Как оформить акт на уничтожение?

К составлению акта нужно подойти ответственно, так как именно в нем отражаются результаты работы экспертной комиссии. Несмотря на то, что унифицированная форма отсутствует, в нем все равно должны быть реквизиты, а также содержаться исчерпывающая информация о тех документах, которые планируется уничтожить. Итак, в акте должны присутствовать:

• основание для проведения процедуры уничтожения документов;
• состав комиссии и результаты экспертной оценки;
• перечень документации, которая будет уничтожаться.

Акт подписывается всеми членами экспертной комиссии (около подписей должны быть расшифровки). После этого он передается для утверждения руководителю.

Важно! В акт можно включать только документы, у которых период обязательного хранения истек к 1 января текущего года. Например, по тем делам 2015 года, которые должны храниться 5 лет, истечение периода наступит только в 2021 году.

Какими способами можно уничтожить документы?

Непосредственно процесс уничтожения документов правилами не регламентирован, поэтому организация может по своему усмотрению выбрать наиболее удобный вариант. Чаще всего применяются следующие способы:

• отправка на переработку или утилизацию;
• использование специального уничтожителя бумаг;
• сжигание.

Некоторые компании для того, чтобы утилизировать бумаги, просто измельчают их вручную (рвут, разрезают на мелкие кусочки и т.д.). Этот способ также может использоваться, однако нужно следить за тем, чтобы информацию, содержащуюся в документации, было невозможно восстановить. При этом, конечно, если бумаг много, лучше все же отдать предпочтение другим вариантам.

Также после того как бумаги будут физически уничтожены, нужно не забыть составить еще один акт. Типовая форма для этого отсутствует, поэтому он составляется в произвольной (обязательно следует описать факт уничтожения, количество уничтоженной документации и способ утилизации). Завершается процесс подписанием акта ответственными лицами.

Как уничтожить документы, срок хранения которых неизвестен?

Иногда компании сталкиваются с ситуациями, когда период, на протяжении которого должна храниться какая-либо документация, точно не известен. Как в таком случае можно уничтожить бумаги? Если имеющийся у вас документ не отнесен ни к одному из перечней, с его уничтожением не нужно торопиться.

Выяснить, истек период или нет, поможет обращение с запросом в архивное учреждение. Если документация может быть уничтожена, процедура будет абсолютно аналогична стандартной (составляется акт, происходит уничтожение бумаг с истекшим периодом хранения и т.д.).

Как уничтожаются документы, если в компании электронный документооборот?

Если в вашей организации документация хранится в электронном виде, это вовсе не означает, что соблюдать правила по хранению и уничтожению документации вам не нужно. При наступлении определенного срока (для документации в электронном виде действуют те же сроки, что и для бумажной) электронные версии документов также подлежат уничтожению.

То есть по истечении периода, в течение которого должна храниться документация, электронные версии также следует уничтожить, но, конечно, не просто удалить в корзину. Такое уничтожение документов с истекшим периодом нельзя назвать полноценным, так как из корзины их без проблем можно восстановить.

Для того чтобы действительно уничтожить электронные версии, необходимо использовать специальное программное обеспечение. Кроме того, допускается физическими способами уничтожать носители информации.

Таким образом, уничтожение документов с истекшим сроком хранения должно происходить в определенном порядке. При этом то, как именно (каким способом) уничтожать документацию, компания вправе решать самостоятельно.

Если у вас появились вопросы относительно уничтожения документов с истекшим периодом хранения или возникли другие сложности с документооборотом, вы всегда можете обратиться за профессиональной помощью к юристу или бухгалтеру.

Источники:

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»