На каких документах можно ставить факсимиле?

Чаще всего этот способ заверения документов выбирают крупные компании в том случае, если объем документооборота слишком велик или отсутствует физическая возможность проставлять печать и подпись собственноручно. Обычный человек может столкнуться с ним при оформлении банковских и страховых договоров, а также в сделках купли-продажи.

В большинстве случаев использование факсимильных оттиска печати и подписи в документах законно, однако есть нюансы. Именно их незнание и заставляет обывателя сомневаться в подлинности договоров с факсимиле. Общие правила закреплены в ГК РФ и подкрепляются судебной практикой. Однако не всегда можно быть уверенным на 100%, что электронные оттиски используются правильно. Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с грамотным юристом, чтобы не потерять время и деньги.

Что такое факсимиле

Единого понятия «факсимиле» не существует. Право использования этого способа заверения документов закреплено в ст. 160 ГК РФ. Однако в ней лишь говорится о том, что в ряде случаев ставить факсимиле можно, и не более того. Согласно данной статье, воспроизводиться такой вид оттиска может механическим или иным способом копирования.

Оттиск, проставляемый с помощью факсимиле, может содержать не только печать организации, но и подпись ее руководителя.

Исходя из этого, а также из практики использования, можно определить, что факсимиле — это оттиск, проставляемый с помощью специального клише. При этом оно может иметь механическое исполнение — быть в виде специально подготовленного штампа.

Сегодня более распространено электронное клише, которое не требует его проставления вручную: документы готовятся на компьютере и распечатываются уже с факсимиле.

Факсимиле облегчает руководителю заверение документов. Проработать большое количество бумаг, имея такой оттиск, легче и быстрее. К тому же, ответственный сотрудник может использовать факсимиле, чтобы заверять документы в отсутствие руководителя — например, на время болезни, командировки или отпуска.

Где можно и где нельзя использовать факсимиле

ГК РФ лишь подразумевает возможность использования оттиска в документах, ссылаясь при этом на положения, закрепленные в иных правовых актах. Главным из них является Арбитражный процессуальный кодекс РФ. В нем, в ст. 75, введен порядок использования факсимильной подписи при электронном документообороте, в том числе если он ведется через интернет.

АПК определяет следующие случаи, в которых использование клише разрешено:

подготовка грамот, поощрительных листов;
оформление страховых полисов, в том числе ОМС;
заверение патентов и прочих форм подтверждения интеллектуальной собственности;
подготовка извещений и уведомлений;
подведение итогов ЕГЭ;
оформление договоров и дополнений к ним.

Помимо АПК, факсимиле упоминается в иных актах. Письмо Минфина России устанавливает нормы ведения финансовых и налоговых дел. Согласно этим нормам, первичные документы, подтверждающие расчеты и вычеты, не могут быть подготовлены на бумаге и заверены с помощью оттиска.

Письмо ФНС РФ также запрещает использование клише для оформления доверенностей в связи с тем, что зачастую данный документ связан с проведением финансовых операций. Здесь же прописан запрет на использование этого инструмента заверения для платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Клише также запрещено ставить на нормативно-правовых документах. Например, на федеральных законах, законодательных актах и актах правового характера. Неприемлемо использование такого способа заверения и в нотариальных делах.

Использование факсимиле в разных аспектах деятельности

Печать дает документам, на которые она ставится, юридическую силу. Она содержит наименование компании, ее ИНН и ОГРН. Факсимиле имеет схожие свойства. Но применять его можно не во всех случаях.

Гражданско-правовые сделки

Это, пожалуй, самая распространенная сфера применения клише печати и подписи. Закон позволяет использовать его для подтверждения договоров. Однако при оформлении документа требуется соблюсти важное условие. Стороны должны прийти к соглашению по этому вопросу и оформить его официально на бумаге.

Если при оформлении основного договора не использовалось клише и он не содержит информацию о согласии на такое использование в дальнейшем, все дополнительные соглашения, подготовленные к нему и заверенные оттиском, будут признаны в суде незаключенными.

Сделать это можно двумя способами. Во-первых, прописать условия соглашения непосредственно в договоре. Этот вариант предпочтителен, потому как в таком случае вероятность последующих споров минимальна.

Второй способ — оформить соглашение отдельным документом. В нем, помимо информации о согласии на использование клише, прописывается, кто и для заверения каких документов может его использовать. В приложении должна быть карточка с образцами подписей этих лиц.

Как мы уже отмечали выше, первичная документация оттиском заверяться не может. Это относится к любым приходно-расходным ордерам, кассовым бумагам. Товарные накладные и счета-фактуры могут подтверждаться с помощью клише по соглашению сторон. Однако это может привести к проблемам с пересчетом и вычетами налогов.

Для актов приема-передачи законодательство не устанавливает унифицированной формы. Поэтому эта бумага может быть составлена любым способом. Использование оттиска, в том числе электронного типа воспроизведения, при этом не запрещается.

Трудовые отношения

С одной стороны, трудовой и гражданский кодексы регулируют совершенно разные виды правоотношений и не пересекаются между собой. Поэтому возможность использования оттиска, закрепленная в ГК РФ, на трудовые отношения не распространяется.

С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.

Исходя из этого, работодатель может использовать в своем документообороте оттиск вместо печати, поставленной вручную. Но с условием подробного закрепления данной процедуры во внутренних актах организации, в том числе с перечнем лиц и видов заверяемых бумаг. При этом стоит помнить, что при судебных спорах правомерность использования оттиска на трудовых документах может быть оспорена.

Как использовать факсимиле правильно

В целом, использование клише в организации может нести определенные правовые риски для нее. Дополнительную опасность несет подделка или неаккуратное использование такого вида заверения.

Чтобы минимизировать риски, важно правильно оформить использование факсимиле в компании. В первую очередь должен быть издан приказ о его внедрении. Приказом должен быть четко ограничен круг лиц, имеющих доступ к клише. Также вводится перечень мероприятий и мер, направленных на обеспечении сохранности этого аналога печати.

К таким мерам относятся:

Назначение ответственного лица. В его должностную инструкцию добавляют ответственность за должное хранение и корректное использование инструмента заверения.
Прописание подробной инструкции по работе с клише.
Определение перечня бумаг, которые могут быть подготовлены с использованием оттиска.
Введение регулярных проверок с комиссией.

Эти меры частично помогут в случае подтверждения подлинности документов путем использования клише. Однако перед тем как принять окончательное решение по использованию оттиска, стоит хорошенько все взвесить. Законодательство не всегда дает четкие формулировки, а судебная практика в этом вопросе довольно противоречива.

Источники:

Письменная форма сделки

Письменные доказательства