Как заполняется доверенность на получение груза?

Чтобы сотруднику отдали заказанный для организации товар, он должен предъявить доверенность на получение груза. Это документ первичной отчетности, который:

• получила и взяла на себя тем самым материальную ответственность за товар одна сторона, представленная одним или несколькими лицами;
• выдало другое лицо;
• третья сторона должна считать основанием для передачи каких-то ценностей.

По поддельной доверенности с фиктивными подписями и добытыми незаконным путем печатями можно получить очень дорогой груз. И это является серьезным экономическим преступлением. Судебная практика показывает, что изворотливые мошенники могут придумать массу афер и криминальных схем, в которых фигурируют доверенности. Если вы оказались причастными к одной из них, обратитесь к опытному юристу по экономическим вопросам. Это позволит вам выйти из ситуации с наименьшими потерями.

Требования к доверенности на получение груза

Документ составляется в одном экземпляре. Делает это сотрудник бухгалтерии организации, в которую надо доставить товар. Получение доверенности осуществляется лично. То есть доверенное лицо должно получить документ на руки вместе с договором о покупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

С 2011 года решением ВС РФ разрешено выдавать доверенность на ТМЦ людям, не работающим в организации-доверителе. Решение было принято в ответ на заявление одного ИП, который считал действующий ранее запрет нарушением Гражданского Кодекса.

Доверенность на получение товара должна включать в себя реквизиты, перечисленные в ФЗ №402, статье 9, пункте 2:

• подписи составителя и получателя с расшифровкой — указанием фамилий и инициалов;
• информацию о лицах, совершивших операцию или сделку и ответственных за ее оформление;
• стоимость или величину ТМЦ в определенных единицах измерения;
• содержание сделки или операции;
• полное название составителя документа как субъекта экономики.

Доверенность на получение груза должна начинаться наименованием и включать в себя дату составления. Доверенность на выдачу груза — единственный документ бухгалтерской отчетности, для которого не установлена строго регламентируемая форма. Но это не значит, что составителю дается полная свобода.

Юридическое лицо может утвердить внутренним распоряжением разработанный в самой организации бланк или применить одну из унифицированных форм, которые после вступления в силу закона №402-ФЗ перестали быть обязательными. Это образцы из альбомов Госкомстата №71а за 1997 год:

• ОКУД 0315002 №М-2а — при массовом характере получения ТМЦ;
• ОКУД 0315001 №М-2 — там предусмотрен корешок, который потом сдают обратно в бухгалтерию.

Эти образцы доверенностей тоже надо утверждать внутренними приказами. Обычно это делается на начальном этапе работы вновь созданного юридического лица. Любые изменения в шаблоне доверенности в процессе деятельности организации тоже должны быть задокументированы.

Как правильно заполнить доверенность

Требования к заполнению зависят от шаблона документа. Чаще всего используют форму М2 с отрывным корешком. Основание для делегации полномочий на получение ТМЦ — соглашение, договор, заказ, наряд или счет от поставщика. Заполняет такую доверенность сотрудник бухгалтерии в определенном порядке.

1. Начинает с лицевой стороны. Указывает полное название своей организации.
2. Перечисляет реквизиты документа: дату и срок выдачи, номер доверенности.
3. Заполняет данные о доверенном лице: должность, фамилию с инициалами. Выписывает из паспорта данные: срок действия и дату выдачи, номер, название выдавшей организации.
4. Вносит сведения от поставщика: реквизиты организации, даты и номера представленных документов.
5. Переворачивает на оборотную сторону. Заполняет таблицу с перечислением груза. Если в приходных документах есть все сведения по наименованиям и количеству ТМЦ, то переписывать не надо. Достаточно названия документа, общей суммы прописью и числом, единицы измерения.
6. Это действие выполняет доверенное лицо. Оно подписывается в указанном месте.
7. Завершают оформление основной части доверенности ответственные лица организации-доверителя. Они подписывают документ, причем рядом обязательно указывается фамилия и инициалы.

Затем заполняется отрывной корешок. В него переписывают дату и срок доверенности, ФИО и должность получателя. Затем доверенное лицо расписывается и этим еще раз подтверждает, что обязуется получить товар и передать его доверителю. Также в корешке дублируются данные о поставщике и приходных документах от него.

Выдача доверенности на получение груза по формам М-2а без корешков отражается в отдельном учетном журнале, который ведется в бухгалтерии. Для шаблонов М2 и аналогичных им форм для доверенностей регистрация делается на отрывных корешках. В ходе сделок и операций с ТМЦ также может возникнуть необходимость составления платежных поручений. О них у нас есть отдельная статья.

Источники:

ГК РФ. Статья 185. Общие положения о доверенности

Федеральный закон №402-ФЗ. Статья 9. Первичные учетные документы.

Решение ВС РФ №ГКПИ11-617