Как заполнить счет-фактуру?

Правила заполнения счета-фактуры (СФ) важны и для продавца, и для покупателя товара. Внесение всех необходимых элементов, корректное заполнение с соблюдением всех норм поможет исключить риск появления проблем. В первую очередь — с налогообложением.

Обо всем наиболее важном расскажем в нашей статье. А чтобы у вас не болела голова от необходимости решения вопросов, связанных с бухгалтерией, можно переложить эту работу на плечи профессионалов.

Основные принципы и правила заполнения СФ

Для создания счета-фактуры используют типовой бланк, предусмотренный Приложением 1 к Постановлению Правительства №1137 от 26.12.11 г. (ссылка в конце статьи).

В нем обязательно отражение всех требуемых законодательством сведений. Основная функция документа — подтвердить отгрузку товара, производство работ или оказание услуг. Не менее важная задача СФ — подтверждение уплаты налога на добавленную стоимость. Именно в соответствии со счетом-фактурой впоследствии засчитывают НДС.

Для всех СФ обязательно проставление порядкового номера. Алгоритм его присвоения в законе особо не оговорен. Как правило, СФ нумеруется в порядке возрастания в пределах налогового периода или календарного года. При необходимости можно резервировать порядковые номера. Министерство финансов допускает и помесячную нумерацию.

Заполнение текстовой части СФ

Требования государства к заполнению счета-фактуры собраны в инструкции, утвержденной вышеназванным Постановлением Правительства. Кроме того, пятый пункт 169-й статьи Налогового Кодекса определяет, какие реквизиты обязательны для данного документа. В соответствии с этими нормативными актами, в СФ необходимо отразить:

• полные или сокращенные названия (согласно учредительным документам) плательщика НДС и покупателя товара (здесь и далее — услуг, работ);
• ИНН, КПП и адреса вышеназванных сторон сделки;
• названия и адреса отправителя (продавец указывает — «Он же») и получателя груза (для работ и услуг данную строку не заполняют);
• при получении авансовых платежей — номер и дату документа об уплате в счет предстоящего получения товаров;
• перечень товаров, при наличии — единица измерения;
• количество товаров;
• валюту платежа, код по ОКВ;
• цену или тариф по договору без НДС (за исключением регулируемых государством тарифов или цен, которые его включают);
• стоимость товара за поставляемое количество без НДС;
• при поставке подакцизного товара — размер акцизного сбора;
• ставку НДС;
• сумму НДС для получателя товара;
• стоимость товара с НДС:
• при наличии — идентификатор гос. контракта, договора или соглашения.

Для товара, произведенного не в РФ, также указывают страну его производства и реквизиты таможенной декларации. Для всех счетов-фактур обязательно указание даты составления документа.

Заполнение таблицы СФ

Порядок оформления бланка счета-фактуры определен в Приложении 1 к вышеназванному Постановлению Правительства. В таблице СФ необходимо правильно вписать соответствующие сведения в следующие графы:

1. Название товара, описание услуги или работы согласно договору, акту или накладной. Графу 1а заполняют при наличии кода вида товара.
2. Код единицы измерения (ЕИ) по Общероссийскому классификатору ЕИ. В графе 2а указывают условное обозначение данной единицы в РФ. Когда предусмотренная договором ЕИ отсутствует в ОКЕИ, а также при предоставлении услуг и производстве работ в этих графах ставят прочерк. Равно как и при лизинге оборудования или аренде помещений.
3. Количество товаров, объем услуг или работ.
4. Цену или тариф за ЕИ без учета налога на добавленную стоимость.
5. Стоимость поставленного по счету товара, оказанной услуги, произведенной работы без НДС.
6. При продаже подакцизного товара — сумму акцизного сбора. В ином случае пишут «без акциза».
7. Налоговую ставку, которая может быть равна 0, 10, 18 процентов или 10/110, 18/118. Когда налог на добавленную стоимость не уплачивается, нужно писать не «0%», а «без НДС».
8. Сумму НДС в рублях и копейках, без округления.
9. Стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость.
10. Цифровой код государства, где произведен товар. Только для импорта. Его краткое обозначение по ОКСМ вносят в графу 10а. Для товара отечественного производства — прочерк.
11. Аналогично предыдущему пункту, при ввозе товара из-за рубежа — номер таможенной декларации. Дистрибьютор вносит данные из счета-фактуры производителя. Если товар приобретен у поставщика, в СФ которого таких сведений не указано — прочерк.

В нижней строке таблицы заполняют три ячейки:

• сумму стоимости всех поставленных товаров без НДС;
• сумму НДС по всему перечню поставленного;
• итоговую сумму стоимости поставки по данному счету-фактуре с учетом НДС.

Заполнение бумажного счета-фактуры (а он может быть и электронным) разрешается в любой форме: только рукописно, только на компьютере или сочетанием этих способов. Подписывают документ глава компании (ИП) и главбух организации. А также лица, имеющие на это право по доверенности и/или приказу руководства.

Дополнительные правила оформления СФ

Согласно письмам Федеральной Налоговой службы и Министерства Финансов, составитель СФ вправе вносить в нее сведения, не оговоренные в типовой форме документа.

Так, в частности, когда товар закупается агентом для принципала, можно указать реквизиты агентского договора. Внесение новых строк или ячеек в таблицу для отражения подобных сведений не должно менять форму документа. Оставьте место для дополнений перед таблицей или после подписей.

НК РФ не запрещает составление сводных СФ. Поэтому такой документ правомочен, когда товар поступал на различные адреса одного клиента в течении одного рабочего дня. А также, в некоторых случаях, если посредник продает товар более чем одному клиенту или приобретает его у более чем одного продавца.

В первом случае в агентском счете-фактуре указывают сведения из нескольких СФ, составленных для потребителей и оформленных в один день.

Когда срок поставки товара больше 5 дней, возможно выставление «авансового» счета-фактуры. Формуляр СФ на аванс установлен в пункте 5.1 169-й статьи Налогового Кодекса. Нумерацию таких документов осуществляют согласно общей хронологии с обычными СФ.

Источники:

Приложение №1 к Постановлению Правительства РФ №1137 от 26.12.11 г.