Как вести книгу учета бланков строгой отчетности?

Книга учета БСО, или бланков строгой отчетности, используется для сохранения информации об использовании этих документов. В книге должно быть отражено, для каких целей использовался бланк строгой отчетности. Ведется книга учета бланков строгой отчетности также в учреждениях, где на БСО заполняются важные документы — регистрационные удостоверения, дипломы, аттестаты, свидетельства.

В ходе судебных споров и расследований бланк или сама книга может стать важным доказательством для обвинения или защиты. Возможны также случайные ошибки или умышленные махинации, связанные с этими документами и повлекшие определенные правовые последствия. В таких случаях, чтобы избежать проблем с законом или хотя бы ослабить меру ответственности, требуется консультация юриста по административным делам.

Что представляет собой бланк строгой отчетности

Бланки, которые регистрируются в книге строгой отчетности, могут печататься в типографиях и на автоматизированных системах. Каждый полученный типографским способом бланк строгой отчетности имеет серию и 6-значный номер, которые обязательно записываются в книге при регистрации. Также на бланке должно быть название документа и организации, которой он выдан. Если это платежный документ для индивидуального предпринимателя, то требуется ФИО и ИНН.

По каждой транзакции нужно указать вид услуги, уплаченную сумму, дату, данные совершающего операцию лица и его подпись. Хранят БСО в сейфах или спецпомещениях, место хранения после окончания работы нужно опечатывать или опломбировать. Копии и оригиналы БСО хранятся не меньше 5 лет, затем их уничтожают в присутствии комиссии, о чем составляется акт.

Бухгалтеры принимают БСО на учет с помощью забалансового счета (дебет) 006, а списывают после выдачи по кредитному счету 006. Проводка на затраты по типографским БСО Д20(44)К60, расходы будут равны стоимости документов. Для автосистем проводка такая же, но затраты рассчитываются по стоимости чернил (если это контрольно-кассовая машина), бумаги и амортизации.

Вести книгу учета бланков строгой отчетности нужно только для типографских БСО. В электронных системах регистрация документов происходит автоматически, вся документальная отчетность сама фиксируется и учитывается.

Предназначенные для учета платежей документы получает, хранит, регистрирует и выдает работник, который заключил с руководителем или ИП определяющий материальную ответственность договор. Чаще всего это секретарь или бухгалтер. Бланки строгой отчетности, которые потом будут учитываться в книге, этот сотрудник принимает на хранение при участии комиссии, созданной ИП или руководителем данной организации.

Ответственное лицо совместно с комиссией проверяет, чтобы серии, номера и количество бланков соответствовали информации, которую содержат сопроводительные документы. После приемки составляют подтверждающий акт, который должен утвердить руководитель или ИП. Словом, контроль за БСО действительно строгий. Когда написан акт, можно вносить информацию о бланках в книгу строгой отчетности.

В ходе инвентаризации ответственное лицо должно предъявить все бланки строгой отчетности, которые были приняты и учтены в книге, но по которым нет записей об их выдаче или списании. Затем по БСО и ценным бумагам составляют отдельную инвентаризационную опись.

Как работают с книгой учета БСО

С 01.07.2019 не используются типографские БСО в качестве платежных документов, то есть БСО фактически приравнивается к кассовым чекам. Это связано с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Поэтому ИП больше не надо вести книгу строгой отчетности. Но не стоит эту книгу сразу выбрасывать, особенно, если она велась добросовестно и правильно. В работе ИП и организаций возможны разные ситуации с налоговыми и судебными органами, в разрешении которых книга регистрации БСО сможет помочь.

Для бюджетных учреждений книга записей по БСО сохраняет свою актуальность. При работе с книгой надо действовать в такой последовательности:

1. Заполнить титульный лист, указать название документа и учреждения, границы отчетного периода, реквизиты, данные ответственного работника.
2. Записывать данные в книгу по мере получения и использования БСО, внимательно заполняя все графы таблицы.
3. При допущении ошибки в книге не допускаются исправления или стирание. Неправильное зачеркивают, пишут верные сведения и «исправленному верить», заверяют подписью исправителя, печатью и датой.
4. Заполненную книгу прошивают и нумеруют, руководитель ставит подпись и печать, если она есть в этой организации.

Стандартная форма книги учета бланка строгой отчетности для бизнеса не закреплена правовыми актами. Были удобные формы ведения этого журнала, который любая организация или ИП оформляли в соответствии со своей спецификой. В бюджетных учреждениях книга БСО ведется в унифицированной форме 0504045. Этот вид отчетности требует соблюдения обязательных правил:

• каждая из страниц должна быть пронумерована и прошнурована;
• на документе необходима подпись ответственного сотрудника, руководителя и бухгалтера;
• в содержании книги должны отражаться все перемещения бланков строгой отчетности — когда и куда они поступают, выбывают, списываются;
• ведутся строгие записи по каждому документу с указанием его названия, номера и серии.

Правила ведения книги регистрации бланков строгой отчетности определяются приказом руководителя, в котором указывается ответственный за эту работу сотрудник.

Источники:

Постановление Правительства РФ №359. Положение об осуществлении денежных расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ

ТК РФ. Статья 244. Письменные договоры о полной материальной ответственности работников

Федеральный закон №54-ФЗ. Статья 4.7. Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности

Приказ МФРФ №52н. Акт о списании бланков строгой отчетности

Приказ МФРФ №52н. Книга учета бланков строгой отчетности

Приказ Минфина №49. 2010.08.11. Указания по инвентаризации

Федеральный закон №54-ФЗ. Последняя редакция 2019.06.06. О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ