Как ведется книга учета доходов и расходов?

Книга учета доходов и расходов — документ, за отсутствие которого налоговики по головке не погладят. Мало того, что предпринимателям на определенных системах налогообложения его обязательно нужно иметь, его еще нужно и правильно вести. Для разных систем налогообложения существуют свои нюансы. Если вы сомневаетесь в правильности заполнения книги учета доходов и расходов, обратитесь к специалисту.

Книга учета доходов и расходов: что это и кому она нужна

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — основной способ отчетности для предпринимателей, форма которой установлена приказом Минфина № 135. Это бумажная или электронная книга, на основании данных которой определяется налогооблагаемая база. Поэтому такой документ и нужен тем, у кого есть необходимость определять эту базу. По мере осуществления тех или иных операций в книгу последовательно вносятся доходы, а на определенных системах налогообложения — и расходы.

Это касается как некоторых коммерческих и некоммерческих организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Некоммерческие организации, несмотря на то, что создаются с целями иными, чем получение прибыли, также могут иметь доходы и расходы, в связи с чем обязаны их учитывать.

Если организация выбрала упрощенную систему налогообложения, она обязана вести КУДиР, согласно статье 346.24 Налогового кодекса. Обязанность иметь и заполнять книгу доходов и расходов лежит на всех индивидуальных предпринимателях, кроме тех, что работают по системе единого налога на вмененный доход и общей системе налогообложения.

Предприниматели на «вмененке» записывают только те показатели, по которым рассчитывается налог: законодательство на местах определяет конкретную сумму к уплате, в зависимости от того, какой вид деятельности ведет предприниматель, сколько у него работников, какая торговая площадь и т.д. Увеличивается количество работников — растет сумма налога. Индивидуальные предприниматели, работающие по патенту, ведут книгу, где учитывают доходы, но основные правила для заполнения остаются теми же, что и для обычной КУДиР.

Правила ведения книги учета доходов и расходов

Не только форма документа, но и правила ведения КУДиР изложены в упомянутом приказе Минфина. Первое правило: один налоговый период — одна книга учета. Для предпринимателей на общей системе налогообложения, упрощенной системе, системе единого сельскохозяйственного налога это налоговый календарный год, а для применяющих патент — срок действия патента. Последний приобретается на период от месяца до 12-ти. Он должен состоять из целых месяцев. Сколько патентов, столько книг дохода должен вести ИП.

Каждую проведенную операцию нужно отмечать в хронологическом порядке в отдельной строке. Учтите, что любая запись должна быть документально подтверждена. Это можно сделать с помощью:

• гражданско-правового договора предпринимательского характера;
• товарной накладной;
• акта выполненных работ;
• акта оказанных услуг;
• кассового чека;
• платежного поручения и другими способами.

Записи делаются только в полных рублях — копейки не учитываются. Книга может быть оформлена в бумажном виде: листы прошнурованные, пронумерованные, заверенные подписью руководителя организации и фирменной печатью, если таковая имеется. Вносить исправления можно, но необходимо их обосновывать и заверять у руководителя организации или ИП с проставлением печати, если она есть. Допустимо вести КУДиР в электронном виде, но по окончании налогового периода она должна быть распечатана и оформлена по всем правилам. До 2013 года документ в обязательном порядке по окончании налогового периода передавался в налоговую для заверения, сейчас это правило не действует.

Отсутствие в конкретном периоде доходов или расходов (бизнес ни от чего не застрахован) не является причиной не вести книгу — пустые листы также подшиваются и заверяются. Отсутствие хозяйственной деятельности некоммерческой организации на УСН — тоже не повод не заводить КУДиР. Каждая книга должна храниться у предпринимателя на протяжении четырех лет.

Типовая форма книги доходов и расходов предполагает наличие титульного листа с данными налогоплательщика и пяти разделов. Все они заполняются только предпринимателями, которые при расчете налогооблагаемой базы учитывают и средства, которые им пришлось расходовать. К таким предпринимателям относятся ИП и юрлица на упрощенке по форме «Доходы минус расходы», ИП на едином сельхозналоге. Соответственно, предприниматели, работающие по УСН «Доходы» и по патенту, оставляют соответствующие разделы незаполненными.

Как заполнять книгу учета доходов и расходов

На титульном листе указывают название организации, имя предпринимателя, ИНН, КПП, дату начала ведения книги, адрес, банковские реквизиты, код ОКПО (по желанию), форму УСН — «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Первый раздел заполняется всеми. Предприниматели, выбравшие «доходную» форму УСН, должны указать расходы за счет полученных субсидий в поддержку малых и средних предприятий, а также профинансированные из бюджета — на избежание увольнений.

Раздел 2 «Расчет расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов» и раздел 3 «Расчет сумм убытка прошлых периодов, уменьшающих налоговую базу» заполняют только предприниматели, учитывающие расходованные средства. А вот раздел 4 «Расходы, уменьшающие сумму налога» заполняют при работе по УСН и ЕСХН, а также с 2019 года при работе по «доходной» УСН.

Это кажется странным, потому что, как мы знаем, при определении налогооблагаемой базы по такому варианту УСН израсходованные средства не учитываются. Однако при уплате взносов во внебюджетные фонды база уменьшается, если фактическая уплата имела место в периоде, за который лицо отчитывается. При этом уменьшать налог на упрощенке можно только на те суммы страховых взносов, которые начислены в период применения УСН. Также нужно учесть, что нельзя уменьшить налог на взносы, которые перечислены сверх начисленных сумм с образованием переплаты по ним. Но ее можно будет учесть в том периоде, в котором будет принято решение о зачете их в счет задолженности по взносам.

Раздел 5 «Расчет сумм торгового сбора, уменьшающего налог» заполняется всеми, кто должен уплачивать торговый сбор — обязанность уплаты, согласно пункту 1 статьи 411 НК, устанавливается тремя муниципальными образованиями (Москва, Санкт-Петербург и Севастополь) в отношении не сумм дохода, а торгового объекта. Статья 413 НК говорит, что ТС предприниматели платят с объектов:

• стационарной торговой сети с торговыми залами;
• стационарной торговой сети без торговых залов — кроме автозаправок;
• нестационарной торговой сети.

Правом взимать торговый сбор на 2019 год воспользовалась только Москва. Пункт 2 статьи говорит, что ИП на патенте и ЕСХН освобождаются от уплаты торгового сбора.

Ответственность за непредоставление КУДиР

Книга доходов и расходов должна не только правильно вестись, но и предоставляться сотрудникам налоговой по первому требованию, в соответствии со статьей 93 НК. Несмотря на это, сдавать ее в ИФНС предпринимателям не нужно.

Согласно пункту 3 указанной статьи, с момента истребования сотрудниками инспекции КУДиР она должна быть предоставлена в течение 10-ти дней любым удобным способом: лично, с представителем, в электронной форме через интернет, в том числе, через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Если у вас есть уважительная причина, чтобы не предоставить документы в срок, на следующий день после получения требования нужно уведомить налоговую о невозможности подачи КУДиР, указать причины и срок, в который вы исправитесь.

Налоговая чаще всего обращает на предпринимателя внимание и запрашивает КУДиР, когда по итогам года организация или ИП показывает минимальный налог.

Не выполнив изложенные выше требования, вы рискуете получить штраф в размере 200 рублей, в соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК. Для ИП на нескольких патентах эта сумма уплачивается за каждый истребованный документ учета. При этом, если к данному моменту вы не успели заверить распечатанную КУДиР в инспекции, то, как показывает судебная практика, это не будет являться причиной для привлечения к налоговой ответственности.

Отсутствие КУДиР расценивается как грубое нарушение правил о ведении учета доходов и затрат и, согласно пункту 1 статьи 120 НК, влечет наложение 10 000 рублей штрафа, а если это продолжается более года, то штраф повышается до 30 000 рублей. Если из-за отсутствия КУДиР была занижена налогооблагаемая база — соответственно, уплачены меньшие, чем положено, суммы налога, такое деяние наказывается штрафом в размере пятой части от неуплаченных сумм. Учтите, что штраф в любом случае составит больше 40 000 рублей.

Таким образом, ведение КУДиР является существенным моментом в работе предпринимателей, которые по закону должны рассчитывать налогооблагаемую базу. Форма данного регистра стандартизована, ведение его четко регламентировано, хотя и несколько отличается в зависимости от системы налогообложения, выбранной предпринимателем.

Источники:

Штрафы за нарушение ведения учета доходов и расходов

Штраф за непредоставление КУДиР

Порядок заполнения КУДиР

Нормативно закрепленная обязанность вести КУДиР

Право налоговой истребовать документы при проведении проверки

Срок предоставления декларации

Штраф за нарушение правила о ведении КУДиР

Плательщики торгового сбора

Объекты торговли, с которых уплачивается торговый сбор