Работы много, а сроки поджимают? Берем 4 ингредиента производительности — взболтать, но не смешивать — вуаля! Коктейль эффективности готов: читаем рецепт.

Лучшие способы справиться с авралом на работе

“Аврал! Горим!» — когда дел очень много, когда приходишь на работу и не знаешь, с чего разгребать завал — вздохните, улыбнитесь и воспользуйтесь проверенными методами.

Закон Паркинсона

Историк, теоретик бизнеса Сирил Норткот Паркинсон вывел закон:

• работа заполняет время, отпущенное на неё. Писатель приводит пример — если у старушки есть возможность писать письмо племяннице весь день, она и будет заниматься этим до вечера.

Так и с работой: дедлайн проекта через 2 недели? Столько и потратите. Другое дело, если результат нужен завтра: силы включатся на полную мощность!

Вы руководитель? Давайте подчиненным на выполнение задачи меньше времени, чем располагаете на деле. Вы сами ставите себе сроки? Не бойтесь сокращать их!

Правило 80/20

Этой закономерности мы обязаны итальянскому экономисту и социологу Вильфредо Парето. Может, вы замечали и сами: 20% работы приносят 80% результата, остальные 80% работы — только 20% результата.

Объясним на примере. Школьник Костя написал сочинение «Как я провел это лето». Всего он потратил 100 минут, при этом за 20 минут написал почти всю воспоминания — про деревню, речку и бабушку. А оставшиеся 80 минут он рассматривал фотографии, позвонил приятелю Мишке, с которым катался на велике, и спрашивал у бабушки про деревню. Благодаря этому Костя добавил несколько деталей — 20% сочинения, но потратил много времени.

Оптимизировать работу — это выбрать минимум важных действий и получить значительную часть результата. Остальные действия могут быть нецелесообразны из расчета потраченного времени, а значит — сокращены. Либо отсрочены на период меньшей загруженности.

Принцип следующего действия

У вас на столе стоит большой пирог. И вам надо съесть его сегодня! На первый взгляд безумие — съесть огромный пирог. Но разрежьте его на кусочки: съешьте пару на завтрак, три на обед и оставьте немного на ужин. Не так уж сложно, правда?

Так и с делами. Годовой отчет кажется непобедимым монстром. Но не заставляйте себя писать все сразу. Начинайте заранее. Напишите блок сегодня, блок через несколько дней. Так работы будет казаться меньше, вам будет легче приступить к ней.

Выделение приоритетов

Завал дел? Задайте вопрос: что вам необходимо сделать в первую очередь для достижения цели.

Не начинайте с работы мелкой или простой. Бейте в самую важную на этом этапе точку. Скорость движения к успеху зависит от умения отделять зерна от плевел и идти по намеченному пути. Не распыляйтесь на несколько дел и не отвлекайтесь, пока не закончите главное.

Как сочетать 4 правила для большей эффективности

1. Возьмите самую главную и сложную задачу.
2. Разбейте на части.
3. Распределите части по приоритетности.
4. Наметьте дедлайн.
5. Сократите дедлайн вдвое.
6. Приступайте к выполнению, не забывая о принципе 80/20.
7. Делайте все части по очереди, выполняя самую суть.
8. Сделайте основные 80% к запланированному моменту. У вас останется еще немного времени, чтобы проверить и подкорректировать работу.