Как подготовить приказ о приеме на работу?

Прием на работу нового сотрудника должен происходить в соответствии с требованиями законодательства, причем соблюдать правила нужно независимо от формы собственности и других характеристик организации. Представляете ли вы крупное предприятие, на котором работает несколько сотен сотрудников, или являетесь владельцем фирмы с 10 работниками, вам все равно потребуется оформлять все необходимые документы.

Одним из основных этапов трудоустройства нового сотрудника считается подготовка приказа. Рассказываем, как правильно задокументировать прием работника и, в частности, какие требования нужно учесть при составлении приказа.

Если у вас возникли сложности в подготовке кадровой документации или же вы столкнулись со спорной ситуацией, мы рекомендуем обращаться за помощью к юристу, специализирующемуся на сфере трудового права. Своевременная юридическая поддержка позволяет избежать неблагоприятных последствий и исключить риск возникновения претензий как со стороны работников, так и со стороны контролирующих органов.

Как происходит прием на работу нового сотрудника?

Подготовка приказа о приеме на работу — важная, но не единственная составляющая процесса трудоустройства. На практике его составлению предшествует ряд других действий, поэтому для того чтобы разобраться, как подготовить приказ, нужно выяснить, как происходит прием сотрудника на работу в целом.

Итак, вы провели собеседование и сделали вывод, что один из кандидатов полностью вам подходит. Для приема на работу будущий сотрудник должен предоставить необходимые документы и написать заявление. Некоторые представители кадровых служб начинают подготовку приказа сразу же после написания заявления. Такой порядок действий — распространенная ошибка!

Заявление сотрудника не может являться основанием для подготовки приказа: в этом качестве выступает только трудовой договор после его подписания всеми сторонами.

Таким образом, документы при приеме сотрудника на работу должны оформляться в следующем порядке:

• кандидат пишет заявление;
• стороны (работник и работодатель) подписывают трудовой договор;
• подготавливается приказ;
• оформляется личная карточка работника;
• делается запись в трудовой книжке.

Ответственность за соблюдение требований по оформлению на работу новых сотрудников несет работодатель. Отсутствие приказа является нарушением законодательства.

При этом растягивать процесс трудоустройства на несколько дней вовсе не обязательно: часто все документы (и договор, и приказ) имеют одну и ту же дату. Исключение составляет, разве что, заявление, так как во многих случаях оно подается несколько раньше.

Приказ о приеме на работу: составляем без ошибок

Приказ о приеме на работу представляет собой внутренний распорядительный акт, который может составляться как в свободной форме, так и на унифицированном бланке (форма Т-1 для одного работника и Т-1а — для нескольких). Многие работодатели интересуются: действительно ли не будет нарушением несоблюдение формы, утвержденной Госкомстатом РФ (Постановление №1 от 5 января 2004 г.)?

Обязанность по использованию вышеуказанных форм была снята еще в 2013 году, однако это не означает, что работодатель абсолютно свободен в том, какую информацию можно включать или не включать в этот кадровый документ. Независимо от того, составляете ли вы приказ по утвержденной форме или разрабатываете его самостоятельно, документ должен обязательно содержать следующие сведения:

• ФИО лица, которое принимается на работу;
• должность, на которую оно будет принято;
• наименование подразделения (например, отдела), в которое осуществляется прием;
• порядок оплаты труда сотрудника, а также размер его оклада;
• сведения о трудовом договоре;
• информация об испытательном сроке (если он будет устанавливаться для работника);
• дата, с которой сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей.

Отсутствие в приказе обязательных сведений может стать основанием для признания его недействительным. Поэтому при подготовке документа в свободной форме рекомендуется все же ориентироваться на утвержденный Госкомстатом РФ бланк.

Если документ составляется в свободной форме, работодатель вправе включить в него какие-либо дополнительные сведения по своему усмотрению (но, конечно, ни один из пунктов приказа не должен вступать в противоречие с действующим законодательством). Кроме того, обязательным условием является наличие в приказе о приеме на работу номера, даты составления, а также подписи лица, которое его издало. В случае необходимости (если прием на работу происходит в один день) можно подготовить один документ на нескольких работников.

Особенности составления приказа при трудоустройстве несовершеннолетних

Трудоустройство несовершеннолетних работников обладает рядом особенностей. В частности, если кандидату не исполнилось 16 лет, то еще до подписания договора и составления приказа потребуется получить согласие родителей (или опекунов). Обязательным при трудоустройстве несовершеннолетних (до 18 лет) является наличие результатов медицинского осмотра, прохождение которого оплачивает работодатель.

Кроме того, для несовершеннолетних сотрудников запрещено устанавливать испытательный срок (при подготовке приказа это нужно учитывать). В целом же, форма документа аналогична стандартной форме приказа о приеме на работу.

Как правильно хранить документ?

Приказы о приеме на работу должны находиться в отделе кадров организации. Бланки на каждого работника помещаются в их личные дела (приказ подготавливается в одном экземпляре). Если документ запрашивается сотрудниками бухгалтерской службы организации или представителями других подразделений, им предоставляется копия. После подписания документов по желанию работника ему также может быть выдана копия. Предоставляемая работнику копия обязательно заверяется.

Рассматриваемая категория приказов относится к категории кадровой документации, являющейся документами долговременного хранения. Так, приказы о трудоустройстве должны храниться на протяжении 75 лет. Для длительного хранения их можно передавать в архив.

Таким образом, подготовка приказа о приеме на работу выступает одним из важнейших этапов трудоустройства сотрудника. Именно на основании этого документа делается запись в трудовую книжку работника, а затем происходит начисление заработной платы. Поэтому при подготовке приказа необходимо строго соблюдать все требования и не допускать неточностей и ошибок.

Источники:

ТК РФ. Статья 68. Оформление приема на работу

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»