Что такое инкассация?

Часто юридическим лицам необходимо перевезти деньги и ценности из одного отделения в другое. Или в другую организацию. Для этого существуют инкассаторские услуги. Их оказывают специальные службы.

Инкассация относится к кассовым операциям. Чтобы они осуществлялись грамотно, организации нужен бухгалтер. Этот сотрудник поможет решить и другие вопросы: он займется бухучетом, составлением и сдачей отчетности и т.д. Подобрать хорошего специалиста можно на аутсорсе. Такой подход очень популярен, поскольку позволяет обойтись без выделения отдельного рабочего места и сэкономить деньги.

Основная информация об инкассации

Инкассация подразумевает перевозку любых ценностей. Сюда могут входить не только деньги, но и драгоценные металлы, банковские карты, важные документы и пр.

Согласно действующему законодательству, инкассация относится к банковским операциям. Осуществлять ее могут только юридические лица, обладающие определенной лицензией. Поэтому силами самой организации, по закону, осуществить перевозку денежных сумм в банк невозможно. Специалисты несут материальную ответственность за вверенные им денежные средства.

Инкассация гарантирует быструю и надежную доставку наличных и ценных бумаг. Организация максимально защищена от посягательств злоумышленников. Выручка перемещается в банк безопасным способом.

Для коммерческих организаций обязанность проводить инкассацию установлена законодательно. Наличные деньги сверх установленного лимита необходимо сдавать в банк. Это помогает вести учет в организации.

Также подобные меры защищают предприятия от грабителей. Кроме того, отправка денег через специализированные службы экономит время сотрудникам коммерческих организаций. Им не приходится ездить с выручкой в банк и сдавать ее.

Кто оказывает услуги инкассации

Во многих банках есть собственные инкассаторские службы. С ними заключается двусторонний договор. Инкассаторы приезжают на предприятие, получают ценности в спецсумках. Сумки должны быть опломбированы. Если со спецсумкой все в порядке и ее целостность не вызывает сомнений, инкассатор забирает ее и отвозит в банк. Если есть какие-то повреждения сумки или пломбы, то кассир должен пересчитать деньги в присутствии инкассатора.

Инкассировать ценности могут сотрудники Российского управления инкассации (Росинкас). Это бывшее подразделение Центрального Банка России. С ними составляется трехсторонний договор.

Организация может обратиться в охранное предприятие. Для них не обязательно наличие специальной лицензии. Сотрудники ЧОП наделяются правом сопровождать перевозку ценных грузов.

Транспортировка ценностей осуществляется на специальных автомобилях. Они должны быть с пуленепробиваемыми окнами. Стены машин имеют усиленную защиту. Обязательно производится запись на видео. Инкассаторы носят бронежилеты. Вместе с ними ездят охранники.

Порядок проведения инкассации

Сначала необходимо заключить договор с организацией, имеющей лицензию на инкассаторскую деятельность. Банковским работникам передается отпечаток пломбы, которая будет ставиться на спецсумки. На ней указывается номер клиента, сокращенное название фирмы или фирменный знак. Оттиск должен быть заверен директором.

Перед инкассацией кассир должен пересчитать суммы, которые будут перевозить. Когда приезжают инкассаторы, он обязан проверить их удостоверения и другие документы. После этого ценности упаковывают и размещают в спецсумки. К каждой должна быть сделана документация. Бумаги кладут внутрь спецсумок. После этого их опечатывают.

Далее кассир заполняет документы. Инкассаторы забирают спецсумки и едут в банк. Там сотрудник пересчитывает деньги, проверяет их подлинность. Затем внесенную сумму зачисляют на счет организации.

Инкассация относится к бухгалтерскому учету. Поэтому перед отправкой денег в банк кассир должен оформить расходный кассовый ордер. В нем указывают счет 57 «Переводы в пути».

Ошибки и форс-мажор во время инкассации

Может так случится, что во время инкассации обнаружатся излишки денег. Или, напротив, недостача. В этом случае необходимо составить акт пересчета в 3 экземплярах. В них должны расписаться лица, принявшие участие в пересчете.

Один экземпляр остается у кассира, 2-й — в организации, 3-й забирают инкассаторы. Обычно в договоре указывают, что инкассаторы не несут ответственности за недостачу, если спецсумка была опломбирована и не повреждена.

Если сотрудник банка обнаружил следы вскрытия на спецсумке, он обязан открыть ее и пересчитать содержимое. Об этом делают отметку в журнале проверки. Недостаток или излишки ценностей фиксируют в акте вскрытия. В нем указывают дату и место вскрытия, причины и должности работников, которые при этом присутствовали.

Случаи форс-мажора во время инкассации также прописывают в договоре. Если на инкассаторов было совершено нападение или случилось ДТП, во время которого ценности сгорели, сумму компенсирует страховая компания. Обычно все подобные перевозки застрахованы банком.

Источники:

Положение Банка России от 29.01.2018 № 630-П

Методические рекомендации Банка России по инкассации наличных денег от 10.11.2015 года № 33-МР