Что такое инвентаризация?

Инвентаризация представляет собой обязательную для каждого хозяйствующего субъекта процедуру, с помощью которой можно оценить состав имущества и денежных средств, а также их фактическое состояние на определенную дату. Это один из инструментов анализа эффективности бизнеса, который позволяет выявить слабые места в учете компании.

Инвентаризация — довольно сложная и ответственная процедура, проводить которую стоит в соответствии с требованиями законодательства. Сделать это могут как сотрудники компании, так и сторонние специализированные организации, которые имеют высокопрофессиональный штат и дорогостоящее оборудование. Это позволит осуществить инвентаризацию гораздо дешевле и быстрее.

Что представляет собой понятие «инвентаризация»?

Трактовка термина «инвентаризация» дана в двух законодательных актах. Ее суть состоит в сопоставлении фактически имеющихся активов с данными о них в реестрах бухгалтерского учета. Посредством данной процедуры проверяется не только наличие имущества и обязательств, но и их состояние. Кроме того, проводится их оценка, выявляются недостачи и излишки. Все это позволяет сделать выводы о финансовом благополучии компании.

Активы, которые являются предметом инвентаризации, подразделяются на материальные и нематериальные. К материальным относятся товары, комплектующие, сырье, оборудование, животные, наличные денежные средства и т.д. К нематериальным активам относятся кредиторская и дебиторская задолженности, расчеты, резервы и т.д.

Основные цели и задачи инвентаризации

Исходя из определения понятия «инвентаризация», закрепленного законодательством, процедура направлена на определение имеющегося в наличии имущества, сравнение с количественными данными бухгалтерского учета и, наконец, на проверку корректности отражения обязательств в учете.

Если же отмести формальный подход, то информация, полученная в ходе ревизии, будет ключом для более рационального планирования закупок, управления запасами и эффективного использования всех активов предприятия.

В качестве основных задач инвентаризации необходимо выделить следующие:

1. Осуществление контроля за сохранностью имущества: в случае выявления недостачи в пределах норм естественной убыли (усушки, утруски — нормы обычно приводятся в соответствующих стандартах ГОСТ) такая разница списывается в расходы. Если же был определен факт хищения, то необходимо выявить виновных и взыскать с них убытки. В частности, при расхождении количества материальных запасов на складе с данными учета налоговые органы обяжут предприятие заплатить штраф в размере 10 000 рублей. Более того, такой штраф может получить лично руководитель бухгалтерии.
2. Контроль за соблюдением правил эксплуатации оборудования, помещений, машин.
3. Определение фактического состояния имущества: выявление товарно-материальных ценностей (ТМЦ) не пригодных для использования, с истекшим сроком годности. В этом случае, опять же, ТМЦ придется списать. Во избежание дальнейшего повторения такой ситуации необходимо определить сотрудников, которые не обеспечили своевременное использование имущества, а также поддержание его сохранности.
4. Обнаружение неиспользуемого имущества: в случае утери свойств, необходимых для его эксплуатации, такое имущество списывается. Если же активы находятся в надлежащем состоянии, то их следует либо вовлечь в хозяйственный процесс, либо продать.
5. Выявление неучтенного (бесхозного) имущества: компания использует активы, но в бухгалтерском учете информация о них отсутствует. В этом случае необходимо оперативно восстановить документы на имущество и принять его к учету. В противном случае следует ожидать санкций от налоговых органов.
6. Проверка корректности записей бухгалтерского учета: если обнаружатся ошибки, опечатки и другие неточности, необходимо внести правки в данные бухучета.

Без проведения регулярной процедуры инвентаризации может сложиться ситуация, когда данные бухучета будут разительно отличаться от реалий хозяйственной жизни. В таком случае решения, принимаемые на основании информации от бухгалтерии, могут быть в корне неверными, что приведет к снижению прибыли компании.

Виды инвентаризации

Существует несколько признаков, по которым выделяют различные виды инвентаризации. Во-первых, по критерию обязательности проведения выделяют обязательную и инициативную проверки.

Очевидно, что инициативный контроль происходит по мере необходимости, а случаи, при наступлении которых нужно провести обязательный контроль, определены законодательно. Сделать это следует при смене материально ответственного лица (МОЛ) и наступлении чрезвычайной ситуации, при обнаружении кражи и при продаже или передаче имущества в аренду.

Когда ревизию проводят перед составлением финансовой годовой отчетности, обязательно нужно проверить все имеющееся в распоряжении компании имущество, включая арендованное. В остальных случаях, как правило, бывает достаточно частичной инвентаризации, когда проверяются отдельные виды имущества — например, наличные деньги в кассе или складские запасы при смене кладовщика.

Кроме того, в некоторых ситуациях необходима проверка имущества в натуральном выражении. Это означает, что все объекты пересчитываются, измеряются, взвешиваются. В иных обстоятельствах происходит только документальный контроль, то есть проверяются документы, подтверждающие наличие активов у фирмы (в частности, это может быть оборотно-сальдовая ведомость).

В зависимости от временного интервала проведения ревизии, различают плановую и внеплановую инвентаризацию. Руководитель организации принимает решение о периодичности проведения ревизий в компании.

Точные сроки проверок должны быть указаны в учетной политике на год. Внеплановая проверка проводится при наступлении форс-мажорных ситуациях, когда требуется дополнительный контроль наличия и состояния имущества.

Алгоритм проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации активов компании детально описан в законодательстве. Рекомендуем вам детально изучить его перед началом ревизии. Проверку имущества и обязательств необходимо осуществлять поэтапно.

Этап 1. Прежде всего, руководитель компании должен оформить приказ о проведении ревизии. Далее необходимо сформировать специальную комиссию, которая будет заниматься ведением процедуры инвентаризации. В приказе необходимо указать состав комиссии и объекты, которые нужно проинспектировать. Очень важно, чтобы участниками комиссии были независимые эксперты: юрист, начальник отдела логистики и т.д. На этом этапе материально-ответственные лица должны приложить максимальные усилия для приведения в полное соответствие первичной документации. Это значит, что все материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. Сделать это в процессе проведения ревизии уже не удастся.

Этап 2. Это основной этап инвентаризации, так как во время него проводится опись имущества — вне зависимости от того, полная или частичная это ревизия. Метод подсчета будет зависеть от объектов проверки. Важно: всю информацию по проверке необходимо вносить в инвентаризационную опись, которая оформляется в двух экземплярах. В конце каждого листа описи должна быть строка с промежуточным итогом. После окончания проверки документ должны подписать все члены комиссии и МОЛ. Описи в обязательном порядке передаются в бухгалтерию.

Этап 3. Необходимо сверить инвентаризационную опись с данными бухгалтерского учета. Если в процессе инвентаризации были выявлены расхождения (излишки или недостачи), следует оформить так называемую сличительную ведомость. Учтите, что результаты ревизии можно оспорить из-за нарушения порядка ее проведения — сделать это может, в том числе, МОЛ. Если же итоги инвентаризации были признаны всеми ее участниками достоверными и возражений не последовало, руководитель выносит решение о взыскании ущерба с виновного работника. Для внесения сведений ревизии в регистры бухучета не забудьте издать соответствующий приказ.

Источники:

Инвентаризация активов и обязательств

Инвентаризация имущества и обязательств

Штраф за грубое нарушение правил учета

Порядок проведения инвентаризации