Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — процесс, в ходе которого производится проверка наличия каких-либо материальных объектов и сверка обнаруженного количества с бухгалтерией. Основной функцией инвентаризации является обеспечение финансового контроля организации путем учета хозяйственной деятельности.

Если говорить проще, то инвентаризационный процесс — опись имущества компании, которое используется в работе. Если во время проверки вы обнаружили, что некоторые сделки с материальными ценностями фирмы не были должным образом оформлены, обратитесь за помощью к юристу.

Когда необходимо проводить инвентаризацию

В некоторых обстоятельствах проведение инвентаризации должно осуществляться обязательно. Речь идет о следующих случаях.

1. Перед сдачей годового отчета о деятельности компании.
2. При смене материально ответственного лица. В данном случае производится опись только тех материальных активов, за которые это должностное лицо отвечало.
3. При обнаружении факта хищения имущества.
4. После произошедшего на предприятии пожара или другого инцидента.
5. При ликвидации компании или ее реорганизации.

Проведение инвентаризационного процесса допускается раз в три года.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация, как и прочие официальные процессы, происходящие в любой компании, регулируется нормативной документацией. Проводится инвентаризационная опись в несколько этапов.

Создание инвентаризационной комиссии

На первом этапе создается специальная комиссия, отвечающая за проведение инвентаризации и подведение итогов по ее окончании. Создание комиссии сопровождается изданием официального приказа или иного распорядительного акта. Форма данного акта может разрабатываться непосредственно самой компанией.

В содержании приказа необходимо указывать следующие нюансы инвентаризации:

• причину ее проведения;
• срок, отведенный до завершения процесса;
• состав комиссии.

Обратите внимание: создание комиссии производится на постоянную основу. Поэтому в ее состав рекомендовано включать компетентных специалистов, а именно: члена управленческого аппарата, руководителя бухгалтерского отдела, работника финансовой направленности. Количество человек, проводящих инвентаризацию, не ограничено.

Подготовительные мероприятия

Следующий этап проведения инвентаризации — подготовительные мероприятия. Они заключаются в:

• подготовке документов по расходам и приходам;
• проверке весов (в тех компаниях, где инвентаризация подразумевает взвешивание);
• получении с материально ответственного лица расписки о том, что оно сдало расходные бумаги и авансовые отчеты в бухгалтерский отдел.

Подготовительный этап не занимает много времени, после него члены комиссии сразу же приступают к инвентаризации.

Подготовка инвентаризационных актов

Проведение инвентаризации материальных ценностей производится в течение нескольких дней. Отвечает за подсчет, взвешивание и т.д. собранная специальная комиссия. Когда данные будут собраны, их нужно будет внести в соответствующие акты.

В конце составления акта об инвентаризации необходимо получить расписку от ответственного лица о пересчете всех материальных богатств компании.

Обобщение результатов, выявленных в ходе инвентаризации

Следующий этап инвентаризации — анализ данных, полученных в ходе проверки. Собранные сведения переносятся в так называемую сличительную ведомость. В этом документе указывается учтенное бухгалтерией количество ценностей и их реальное наличие. По итогу инвентаризации может быть выявлено:

• полное соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию имущества;
• фактическая недостача;
• материальные излишки;
• пересортица.

По итогу проводится заседание комиссии, где обсуждаются сведения, полученные в ходе инвентаризации.

Утверждение результатов инвентаризации

Как только итоги будут подведены, издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В этом приказе необходимо прописать следующее:

• что бухгалтерия должна учесть результаты инвентаризации;
• что виновные в недостаче лица привлекаются к ответственности;
• что ответственные лица должны разработать методы усиления контроля материальных запасов.

В конце указывается срок, в течение которого приказ об утверждении результатов инвентаризации должен быть исполнен.

Заключение

Инвентаризация — процесс, проводящийся в каждой организации. Он необходим для контроля материальных активов компании и предупреждения ее убытков, не связанных с процессом реализации и производства продуктов.

Проведение инвентаризации возлагается на плечи компетентных специалистов. Они подсчитывают имущество компании и сверяют его с данными бухгалтерского учета.

Источники:

Инвентаризация активов и обязательств

Приказ Минфина РФ "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"