Что такое авансовый отчет?

Авансовый отчет — это документ, который предоставляет данные о расходовании финансовых средств. Причем последние изначально получены с условием, что за их использование отчитаются.

Например, человек уезжает в командировку, и ему выдают определенную сумму на то, чтобы он выполнил определенное поручение. По возвращении он должен составить отчет о том, на что эти деньги были потрачены. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие траты: чеки, квитанции и т.д.

Если же человек потратил сумму больше авансовой, то при предоставлении документального подтверждения эти деньги будут компенсированы.

Составить такой документ, если разобраться, довольно просто. Однако каждый случай индивидуален и может иметь свои нюансы, которые способны усложнить сдачу финансового доклада. Может быть так, что вы, например, утеряли один из документов, оправдывающих расходы. Или же вы только устроились на работу, и заполнение таких бумаг для вас в новинку.

В таких ситуациях рекомендуем обратиться за помощью к людям, разбирающимися в праве и отчетности.

Важные нюансы составления

Составлять такой документ должен человек, являющийся подотчетным лицом в организации и получивший финансовую сумму на выполнение определенной служебной задачи. Таким человеком может быть работник компании или же внештатный сотрудник, который заключил с организацией гражданско-правовое соглашение. Последние в вопросах сдачи авансовых докладов приравниваются к работникам, состоящим в штате, и расчет с ними проводится в аналогичном порядке.

То, в какой форме подается авансовый отчет, было утверждено постановлением Госкомстата, вступившего в силу 1 августа 2001 года. Однако с 2013 года данная форма больше не является обязательной, организации могут составлять и применять собственную форму авансовых рапортов, в зависимости от их нужд.

Но все равно нужно учитывать требования к обязательным реквизитам, указанным в части 2 статьи 9 Федерального закона о бухучете. На практике, большая часть организаций в подобных вопросах использует стандартную форму N AO-1.

В каком порядке и в какие сроки составляется авансовый отчет? Эти аспекты регулируются указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2014 года и положением о командировках, которое было утверждено постановлением Правительства России от 13 октября 2008 года.

Подавать такой документ нужно в течение трех рабочих дней либо с момента окончания срока, на который были выданы деньги, либо с момента выхода на работу по возвращении из командировки.

Например, вам выдали подотчетные деньги во вторник, 24 сентября, на шесть рабочих дней. Этот период закончится в среду, 2 октября. Значит, сдать авансовый доклад нужно будет в течение следующих трех рабочих дней: с четверга (3 октября) до понедельника (7 октября) включительно.

Если 24 сентября, во вторник, вы вернулись из командировки и вышли на работу, то до пятницы (27 сентября) у вас будет время на то, чтобы сдать документ.

Как оформляется авансовый отчет?

Форма АО-1 — это бланк, который подлежит заполнению с обеих сторон. Однако не все графы должен заполнять работник, который подает авансовый рапорт. На лицевой стороне он должен заполнить некоторые графы, указав наименование компании, дату написания доклада, свои фамилию, имя и отчество, табельный номер, если таковой имеется, и цель, с которой был выдан аванс.

На обратной стороне заполняются графы с первой по шестую, в которых указывается вся информация о документах, подтверждающих понесенные расходы, и общая сумма. Также бумагу нужно будет подписать и сделать расшифровку подписи.

Бухгалтер оформляет расписку на лицевой странице этого бланка, после чего должен проверить, насколько грамотно оформлено написанное работником. Потом ему нужно заполнить таблицу на лицевой стороне, данные о том, сколько средств осталось или было перерасходовано, 7–9 графы на обратной стороне.

В последнюю очередь бухгалтеру нужно в строке «Отчет проверен» прописью указать сумму аванса и заверить документ своей подписью. В итоге авансовый отчет утверждает руководитель организации своей подписью в верхнем правом углу лицевой стороны документа.

Источники:

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете»

О порядке ведения кассовых операций